A continuación, se exponen algunos aspectos legales y recomendaciones relevantes que deben ser tenidos en cuenta para establecer un negocio o empresa en el país:
1. Constituir una sociedad comercial
Una de las principales ventajas de trabajar bajo un esquema societario es la separación del patrimonio social del de sus accionistas o socios, así como la limitación de la responsabilidad de estos al monto de sus aportes.
En Colombia existen varios tipos societarios, pero es la sociedad por acciones simplificada (S.A.S.) la de mayor acogida en los últimos tiempos. Esto se debe a que: i) puede constituirse mediante documento privado, es decir, sin necesidad de elevar una escritura pública, a menos que en los aportes se incluyan bienes sujetos a registro, como bienes inmuebles; ii) no requiere de una cantidad específica de asociados como sucede en los otros tipos societarios, en esa medida, puede constituirse con uno o con múltiples accionistas; iii) se puede pactar un objeto social amplio que podrá delimitarse a cualquier actividad lícita, por lo que no habrá necesidad de especificar cada una de las actividades que la sociedad podrá adelantar, dándole un extenso margen de operación, y iv) su término de duración puede ser indefinido.
Ahora, para efectos de constituir y registrar una S.A.S. se requiere de los estatutos, ya sea por documento privado o escritura pública, el Pre-RUT que se diligencia ante la DIAN y el Formulario Único Empresarial debidamente diligenciado para proceder con la matrícula y registro en la Cámara de Comercio del domicilio social.
2. Conocer la normativa o reglamentación aplicable
Conocer y cumplir la normativa o reglamentación que aplica en general a las empresas colombianas, como aquella específica del sector de la economía al que pertenezcan las actividades que desarrolle la organización, es fundamental para su adecuado y sano desarrollo, reputación, evitar litigios y sanciones de las autoridades reguladoras, entre otras.
Ahora bien, dentro de las obligaciones básicas y generales a cargo de una empresa, se encuentran las laborales y de seguridad social, tributarias, societarias, de protección de datos, de competencia y consumidor.
a. Obligaciones tributarias
i) Declaración de renta: se calcula con base en los ingresos, costos y gastos que el contribuyente tuvo en un año, desde el 1 de enero al 31 de diciembre y debe presentarse y pagarse, si es del caso, anualmente.
ii) Impuesto al Valor Agregado, IVA: se aplica sobre la venta de bienes corporales muebles e inmuebles; la venta o cesiones de derechos sobre activos intangibles, únicamente asociados con la propiedad industrial; la prestación de servicios en el territorio nacional, o desde el exterior; la importación de bienes corporales que no hayan sido excluidos expresamente, y la circulación, venta u operación de juegos de suerte y azar, con excepción de las loterías y de los juegos de suerte y azar operados exclusivamente por internet.
Este impuesto debe presentarse y cancelarse bimestral o cuatrimestralmente, dependiendo, entre otros criterios, del monto de ingresos brutos fiscales del año anterior.
A la fecha, asciende al 19% del valor de cada transacción que se realice.
iii) Impuesto de Industria y Comercio, ICA: es de carácter municipal y se genera por el ejercicio de actividades comerciales, industriales o de servicios. Su tarifa la determina cada municipio y debe presentarse y cancelarse, si es del caso, de forma anual o bimensual.
iv) Reporte de información exógena: es el conjunto de datos sobre las operaciones realizadas con clientes, usuarios u otros que intervienen en el desarrollo del objeto social de la empresa y se suministra periódicamente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. La periodicidad de su presentación está dada por resoluciones que anualmente emite esta entidad.
b. Obligaciones laborales y de seguridad social
Además de las esenciales, como el pago de la remuneración pactada y el suministro de los instrumentos y condiciones básicas para el desarrollo de la labor contratada, debe cumplirse, entre otras, con el pago de las siguientes:
i) Prestaciones sociales: prima de servicios, auxilio se cesantías, intereses de cesantías, dotación de calzado y ropa de labor (siempre que el trabajador devengue hasta 2SMMLV), subsidio familiar, auxilio de transporte (siempre que el trabajador devengue hasta 2SMMLV), y licencia de maternidad y de paternidad.
ii) Aportes a la seguridad social: incluye salud, pensión y riesgos laborales.
iii) Vacaciones que corresponden a un descanso remunerado de 15 días hábiles por cada año trabajado.
Finalmente, debe tenerse en cuenta que, a partir del 15 de julio de 2023, la jornada laboral debe reducirse una hora, de 48 a 47 a la semana y gradualmente se disminuirá cada año hasta llegar a 42 horas semanales.
c. Obligaciones societarias
Una de las principales obligaciones en esta materia es la reunión del máximo órgano social, que se realiza con la finalidad de conocer el estado de la compañía durante el ejercicio inmediatamente anterior. En esta se somete a consideración de los asociados el informe de gestión, estados financieros y el proyecto de distribución de utilidades.
Otra obligación fundamental de las sociedades consiste en llevar la contabilidad de acuerdo con las normas contables generalmente aceptadas y aplicables en Colombia. Además, esta información podría ser requerida por autoridades y usada para el acceso a créditos, resaltando la importancia de esta obligación.
d. Protección de datos personales
En cuanto a protección de datos personales, lo primero que debe tener en cuenta es que su tratamiento se encuentra permitido siempre que para ello se cumplan las disposiciones legales para su recolección, conservación, uso, circulación y supresión.
Así mismo, cumplir con el deber de información y de seguridad sobre los datos que se recolectan, e implementar una política de protección y tratamiento de datos personales conforme se trató mas a fondo en nuestro artículo titulado “Lo que debe saber sobre protección de datos personales”, que puede ser consultado en el siguiente link: https://pqcabogados.com/lo-que-tiene-que-saber-sobre-proteccion-de-datos-personales/
e. Sana competencia y Protección del consumidor
Las empresas como agentes económicos deben propender por generar un entorno de sana competencia en el mercado en que participen, en esa medida, deben ser cautas de no incurrir en conductas que afecten la libre competencia, o sean constitutivas de los actos de competencia desleal que se encuentran previstos en la Ley 256 de 1996, tales como: desviación de clientela; desorganización; confusión; engaño; descrédito; comparación; imitación; explotación de la reputación ajena; violación de secretos; inducción a la ruptura contractual; violación de normas y pactos desleales de exclusividad.
De igual forma, observar el régimen de protección del consumidor y cumplir con las obligaciones en materia de publicidad e información de los servicios y productos que se ofrecen en el mercado, así como las garantías de estos, entre otros.
3. Celebración de contratos
Con el fin de regular sus relaciones comerciales con terceros, es recomendable que las empresas celebren los contratos correspondientes para generar un entorno seguridad jurídica y estabilidad en sus relaciones negociales y en las transacciones que lleven a cabo. Igualmente, se recomienda que sean escritos y que cualquier modificación que se realice sobre ellos se conserve de la misma forma, para así evitar disputas entre las partes durante la ejecución del contrato.
Así, por ejemplo, es aconsejable suscribir un contrato de arrendamiento en caso de que las actividades empresariales se desarrollen en un espacio físico que no sea de propiedad de la compañía. Igualmente, con los proveedores, distribuidores y con todos los intervinientes en la cadena de producción y venta.
4. Registro de marca
Teniendo en cuenta que la marca es un activo intangible que puede llegar a ser de gran valor para un negocio, su registro es recomendable para proteger los servicios y productos que ofrece, pues de esta manera se puede evitar que terceros comercialicen y ofrezcan productos y servicios con una marca idéntica o similar a la registrada. Este registro se surte ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Por último, en el país se han proferido leyes con el fin de fomentar la creación de nuevas empresas y emprendimientos, como es el caso de la Ley 2069 de 2020, a través de la cual se busca establecer un marco regulatorio que propicie el emprendimiento y el crecimiento, consolidación y sostenibilidad de las empresas, con medidas para la racionalización y simplificación de procesos, trámites y tarifas, como es el caso de los registros ante el Invima y las tarifas del impuesto departamental de Registro. Se unifica en un solo patrimonio autónomo el Fondo de Modernización e Innovación para las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas y la Unidad de Desarrollo Empresarial. Este patrimonio autónomo se denomina iNNpulsa y se le asigna entre otras, la función de promover el emprendimiento, la innovación empresarial, el crecimiento, la formalización y el desarrollo empresarial de las Mlpymes. También, abre la puerta para la implementación de mecanismos exploratorios de regulación para modelos de negocios innovadores – Sandbox.
Mas recientemente, con la Ley 2286 de 2023 se organizó a la ciudad de Medellín como Distrito Especial de Ciencia, Tecnología e Innovación de Colombia con facultades para conceder exenciones tributarias para el fomento de actividades de Ciencia, Tecnología e Innovación e implantación de industrias de base tecnológica por hasta diez (10) años; establecer alianzas y asociaciones público – privadas; gestionar de manera directa, incentivos nacionales e internacionales para que las cadenas de Ciencia, Tecnología e Innovación se integren al desarrollo de las cadenas productivas estratégicas de la región, entre otras.