¿Qué es compliance?
Compliance hace referencia al cumplimiento normativo. Específicamente al cumplimiento de normas internas, leyes y reglamentación que deba acatar una organización dependiendo de la actividad que desarrolle, así como aquellas que voluntariamente opte por cumplir, entre estas, la adopción de un plan de cumplimiento vinculante para la organización.
¿Qué es un plan de cumplimiento y para que sirve?
Es un grupo organizado de procedimientos, políticas y buenas prácticas que permiten que una organización se autorregule y autogestione, a través de la identificación, prevención, gestión y control de los riesgos de incumplimiento normativo a los que se pueda ver sometida, procurando evitar las consecuencias legales (como la imposición de sanciones) y reputacionales que esto puede acarrear.
El plan dependerá de cada empresa y de sus características. Por ejemplo, de la actividad que desarrolle y el mercado en el que actúe, si este está regulado o no, de su tamaño (gran, mediana, pequeña empresa), la cantidad de negocios y transacciones que lleve a cabo, los terceros con los que contrate, número de empleados, entre otras.[1] Así mismo, las compañías a su discreción y dependiendo de su capacidad estructural y patrimonial pueden optar por implementar un plan que aborde todos los aspectos y riesgos relacionados con las obligaciones de compliance, o varios que sean específicos para riesgos de corrupción y soborno transnacional, lavado de activos y financiación del terrorismo, protección de datos o de privacidad, régimen de competencia, régimen de protección al consumidor, entre muchos tantos.[2]
Esto sin olvidar, que existen unas empresas obligadas a implementar sistemas de autocontrol como SAGRILAFT, y por ende, planes de cumplimiento, como es el caso de las empresas sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades que hubieren obtenido ingresos totales o tenido activos iguales o superiores a 40.000 SMLMV, con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. [3]
Ahora, para que un plan de cumplimiento cumpla su cometido debe: i) ser un plan bien diseñado, esto es, ajustado a la medida de cada empresa, con riesgos adecuadamente identificados, documentados y clasificados; ii) existir una voluntad real y efectiva de la organización en implementarlo y aplicarlo a fin de que surta efectos prácticos y no resulte en un programa de papel; iii) funcionar en la práctica, y iv) que haya un responsable de su verificación y cumplimiento. Para esto, es fundamental que además de ser adecuado a las particularidades de la empresa, sea conocido por todos los empleados que forman parte de ella, en todos los niveles jerárquicos. De esta forma, todos sabrán cuáles son los posibles riesgos, cómo deben proceder, y las consecuencias de incurrir en ellos, generando una cultura de compliance empresarial. [4]
¿Cuál es la importancia de los planes de cumplimiento?
El principal objetivo de un plan de cumplimiento es prevenir la materialización de riesgos. Riesgos que pueden terminar por generar un alto costo empresarial, cuantiosas multas y sanciones penales y/o administrativas (no solo para la empresa sino para los empleados involucrados en la transacción que representa el riesgo), daño reputacional, dependiendo del caso, pérdida de oportunidades de negocio, cancelación de relaciones comerciales, materialización o incremento de conductas antiéticas por parte de los empleados de la compañía y que la afectan directamente, pérdida de clientes, entre otras. [5]
En línea con lo que hemos dicho hasta aquí, la implementación de planes o programas de compliance, en algunos casos resulta del cumplimiento de un deber legal o reglamentario, en otros, de una muestra de compromiso corporativo y de un alto estándar ético por parte de la empresa que lo implementa, no solo de cara a sus procedimientos internos, o terceros, sino de cara a toda la sociedad.
Adecuadas prácticas como estas derivan en ventajas comerciales para las empresas al elevar la reputación de la organización, generando confianza en los mercados y el acceso a oportunidades que conduzcan a posibles alianzas entre empresas, fidelizando clientes que se identifiquen con los valores éticos de la compañía.
[1] Ver Asociación Española de Compliance. Libro blanco sobre la función de compliance. Pág. 10.
[2] Ibid.
[3] Circular Externa No.100-
[4] Ver Sullivan & Cromwell LLP. DOJ Issues Updated Guidance on the Evaluation of Corporate Compliance Programs. Pag. 2.
[5] Ver Oficina de las Naciones Unidas Contra la Droga y el Delito. Educación para la Justicia. Módulo 11 Integridad y Ética Empresarial. Pág. 7.